Charité - Mailsystem

FAQ - Frequently Asked Question (häufig gestellte Fragen)

Wie beantrage ich ein neues E-Mail-Konto? Mitarbeiter/innen und Studierende bekommen automatisch ein E-Mail-Konto zugewiesen. Benutzername und Kennwort können über das zentrale Passwortportal nachgesehen werden.
Externe können unter bestimmten Umständen auch ein Charité-E-Mail-Konto erhalten. Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner in der Charité.
Welche Sicherheit bietet das Mailsystem vor Viren und Spam? Inwiefern überprüfen Sie E-Mail-Attachements (Anlagen)? Sicherheit vor Viren und Spam wird in 3 Stufen gewährleistet:
  • 1. Stufe: Mail von Systemen wird abgewiesen, wenn:
    - Absender oder Empfänger nicht vollständig angegeben sind
    - Der absendende Mailserver vorgibt, wir selber zu sein
    - Der absendende Mailserver in der DNSBL zen.spamhaus.org steht
    - Die Mail wird mit einer Absenderadresse abgeschickt wird, die nicht existiert
    - Die Mail wird mit einer Absenderadresse abgeschickt wird, an die man keine Fehlerberichte schicken kann
  • 2. Stufe: Attachements (Anlagen) mit den folgenden Endungen werden generell zurückgewiesen:
    386, bat, chm, cpl, cmd, com, do, exe, hta, jse, lnk, msi, ole, pif, reg, rm, scr, shb, shm, shs, sys, vbe, vbs, vxd, xl, xsl
    Sie wollen trotzdem eine Datei mit einer der obigen Endungen schicken?
    Packen Sie sie ein: das Programm WinZIP eignet sich hervorragend dafür. Fragen Sie Ihren EDV-Betreuer nach Hinweisen zur Benutzung von Winzip.
  • 3. Stufe: Überprüfen der Attachments (Anlagen) auf Viren:
    Alle Mails werden von zwei Virenscannern auf Viren überprüft. Sollte der Mailserver einen Virus finden, weist er die Mail sofort ab, sadaß das sendende System den Absender benachrichtigt, daß er einen Virus geschickt hat. Sollte sie (wie die meisten der Mails) nicht befallen sein, so wird die Mail ohne weitere Verzögerung ausgeliefert.
Was tue ich mit unerwünschter Mail/Werbemail? Ich habe eine Virenwarnung per Mail bekommen. Das ist leider im gesamten Internet zum Problem geworden. Wir klassifizieren mit einem automatischen Scanner jede Mail. Anhand eines Regelwerkes wird entschieden, ob diese Mail als Werbung anzusehen ist.
Trotzdem kommt immer noch der eine oder andere Spam bei unseren Benutzern an. Bitte beherzigen Sie daher die folgenden Regeln, um dem Spam (so wird dieser unschöne Teil des E-Mail-Verkehrs genannt) nicht noch weiter zu potenzieren:
  • Löschen Sie solche Mails ohne darauf zu antworten. Sollten Sie darauf antworten kann es passieren, daß Sie erst recht viele Werbemails bekommen. Denn durch das Antworten weiß der Versender, daß die E-Mail an diese Adresse auch wirklich gelesen wird.
  • Sollten Sie eine Virenwarnung bekommen, wo Sie vor einem gefährlichen Virus gewarnt werden, können Sie auch diese getrost löschen. Diese Mails sind zu 95% Hoaxes (Schabernack), der nur darauf ausgelegt ist möglichst viel Panik zu verbreiten.
    Sollten mehrere der folgenden Merkmale zutreffen, können Sie sicher sein, daß es sich um einen Hoax handelt:
    • keine genaue Datierung der Warnung: "der Virus ist seit letztem Freitag in Umlauf"
      die Wahrheit: "letzter Freitag" ist immer, jede Woche im Jahr.
    • eine namhafte Firma (Microsoft, Norton Antivirus, etc.) warnt vor diesem Virus
      die Wahrheit: keine dieser Firmen würde eine Virenwarnung jemals als Kettenbrief in Umlauf bringen.
    • Der Virus ist höchstgefährlich und zerstört zum Beispiel Ihren Monitor inklusive angrenzender Blumentöpfe.
      die Wahrheit: ein Virus kann nach dem heutigen Kenntnisstand keinerlei Hardware zerstören.
    • Sie werden aufgefordert, die Mail an möglichst viele Ihrer Kontakte weiterzuleiten.
      Bitte tun Sie das auf keinen Fall. Es ist nur eine unnötige Verschwendung von wertvollen Ressourcen.
Ich habe eine Mail bekommen aber ich stehe nicht in der Liste der Empfänger Das ist eine ganz normale Sache bei E-Mails. Sie haben sicherlich schon einmal beim Mail-Schreiben das CC-Feld bemerkt, in welches Sie eine Liste von Adressen eintragen können an die die Mail mitverschickt wird (CC steht für CarbonCopy -> Durchschlag). Und desweiteren gibt es noch das BCC-Feld (Blind CarbonCopy). Während die Adressen im CC-Feld allen Empfängern zum Lesen freigegeben ist, wird das BCC-Feld nicht mit übertragen und ist somit für die Empfänger nicht sichtbar.
Leider wird mit dieser Methode recht viel Werbemail verschickt, aber wie oben beschrieben läßt sich dies nur schwer verhindern.
Warum bekomme ich eine Unzustellbarkeitsmeldung/Beschwerde/Virenmeldung von einer Adresse, an die ich nie geschrieben habe? Jemand hat Ihre Emailabsenderadresse verwendet um Spam oder Viren zu versenden.
Analogie bei der gelben Post:
  • Jemand bestellt in Ihrem Namen etwas bei einem Versandhändler (= jemand fälscht Ihre Emailadresse)
  • Der Versandhändler ist fahrlässig und prüft nicht, ob sie wirklich der Bestellende waren (= jemand nimmt die Email mit dem gefälschten Absender an, ohne Legitimität zu prüfen, obwohl es möglich ist)
  • Versandhändler sendet Ihnen die Ware, die Sie vermeintlich bestellt haben (= Sie kriegen die Rückläufermail gesandt)
Warum darf man E-Mails aus dem Charité-Netz nicht direkt zu einem fremden E-Mail-Provider schicken? Das ist von der Netzwerkseite aus folgendem Grund gesperrt:
Wenn jemand aus dem Charité-Netz E-Mails verschickt, so läßt sich dies vom Empfänger nachvollziehen. Falls aus unserem Netz auf diesem Weg verseuchte E-Mails verschickt werden, kann das Auswirkungen auf den gesamten E-Mailversand haben: ein Blacklisting der Charité wäre möglich.
Da wir abgehende E-Mails auf Viren überprüfen, können wir einigermaßen sicher sein, daß über die Server der Charité nur saubere E-Mails versandt werden.
Wann wird ein Account gelöscht? Ich scheide aus der Charité aus, kann ich meine E-Mail-Adresse behalten? E-Mail-Adressen der Charité werden 3 Monate nach dem Ausscheidedatum gelöscht.
Als Ausscheidedatum gilt bei Mitarbeitern der Tag, an dem die Personalnummer "inaktiv" wird, bei Studenten der Tag der Exmatrikulation. Das Ausscheidedatum wird durch Abgleiche mit dem Geschäftsbereich Personal für Mitarbeiter sowie der Akademischen Verwaltung für Studierende automatisch ermittelt.
Während der Zeit vom Ausscheiden bis zum Tag der Löschung können Sie noch über Webmail (Basismail/postamt) bzw. email.charite.de (Groupware/Exchange) auf Ihre E-Mail über das Internet zugegriffen.
Eine automatische Weiterleitung der E-Mail von Charité-E-Mail-Konten an Nicht-Charité-E-Mail-Adressen ist aus Datenschutzgründen grundsätzlich nicht möglich.
Wir weisen darauf hin, dass unsere E-Mail-Administratoren sich an diese Anweisungen halten müssen. Im Falle einer widersprüchlichen Meinung zu dieser Anweisung steht der für IT-Fragen Datenschutzbeauftragte der Charité gern für Fragen zur Verfügung.

Ich möchte während meines Urlaubs/meiner Abwesenheit eine automatische Antwort an meine E-Mailpartner senden.
  • für Basismail-Konten (postamt) kann dies in Webmail ( https://webmail.charite.de/ ) unter "Optionen" / "Urlaubsnachrichten einrichten oder entfernen" eingerichtet werden.
  • für Exchange-Konten kann dies im OWA ( https://email.charite.de/ ) unter "Optionen" / "Abwesenheits-Assistent" eingerichtet werden.
Große Dateien versenden Warnung:Wenn Sie diese Dienste nutzen sollten Sie die Dateien grundsätzlich verschlüsseln, damit Dritte keinen Einblick erlangen können:
E-Mail-Disclaimer E-Mail-Disclaimer werden von Juristen als sinnlos bis schädlich betrachtet.
Der Geschäftsberich Legal Services der Charité vertritt folgende Auffassung:
Anlässlich von Anfragen zu der Verwendung von Disclaimern in E-Mails haben wir uns mit der einschlägigen Literatur befasst.
Darin kommt man zu dem Schluss, dass die Verwendung eines Disclaimers in E-Mails keinen rechtlichen Vorteil bietet. Der einzige Nutzen kann nach der deutschen Rechtslage nur in einer psychologischen Wirkung beim Empfänger (Abschreckung vor unerlaubter Nutzung) gesehen werden. Festzuhalten bleibt aber, dass der Vertraulichkeitshinweis in E-Mails ohne rechtliche Folgen ist. Evt. einschlägigen Vertraulichkeitsverpflichtungen aufgrund Berufrechts, allgemeinem Persönlichkeitsrechts etc. gelten ohnehin- auch ohne einen gesonderten E-Mail-Disclaimer.
Nachteile werden in praktischer Hinsicht gesehen, da sich der Umfang des Textes durch die Disclaimer vergößert. Ein Abrufen von mobilen Geräten dürfte das Lesen des eigentlichen Inhaltes unnötig erschweren. Hinzu kommt, dass E-Mails in der Regel auch weitergeleitet werden, so dass sich der Gesamtumfang weiter vermehrt mit zugleich negativen Auswirkungen auf den Umfang der gesamten E-Mail.
Als einen wichtigen Aspekt, der aus unserer Sicht am ehesten gegen die Verwendung sprechen dürfte, ist der Umstand, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass die Rechtslage im Ausland diese Frage anders bewertet. In manchen Ländern könnte die Verwendung also verbindliche Folgen haben.
Da also die Verwendung eines E-Mail-Disclaimers nach dem derzeitigen Stand keinerlei Vorteile bringt, sollte man unseres Erachtens auch insoweit kein (letztlich unnötiges) Risiko in dieser Hinsicht eingehen.